Tư vấn soạn thảo các văn bản nội bộ trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng nên cách xây dựng không giống nhau. Hơn nữa, trong hệ thống này có khá nhiều văn bản được doanh nghiệp xếp vào loại "mật nội bộ".

Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động hoặt từng hành vi cụ thể.

Quy phạm nội bộ được xem là hành lang pháp lý rất quan trọng trong công tác quản lý điều hành, giúp các nhà lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô mà không phải can thiệp quá sâu vào công việc của từng người cụ thể. Bởi chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc...

Hiểu được tầm quan trọng của các quy chế, quy định, quy trình, nội quy nội bộ; Luật An Nhiên luôn học hỏi và tiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy phạm nội bộ, tạo hành lang pháp lý cho doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý điều hành.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy các doanh nghiệp vẫn chưa dành nhiều sự quan tâm đến quy chế nội bộ hoặc không đủ khả năng để xây dựng nên hệ thống quy chế nội bộ đầy đủ và rõ ràng. Hiểu biết được vấn đề đó của doanh nghiệp, trong bài viết này, Công ty luật An Nhiên đề cập về quy chế nội bộ của công ty/doanh nghiệp cũng như sẽ việc tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế công ty/doanh nghiệp.

1. Tầm quan trọng của quy chế nội bộ công ty

Quy chế nội bộ bao gồm tất cả các quy định và các văn bản có tính bắt buộc đối với từng doanh nghiệp, nhóm đối tượng hay từng lĩnh vực hoạt động cũng như hành vi cụ thể.

Trách nhiệm, quyền hạn, quy chế phối hợp của ban lãnh đạo và giữa các bộ phận không rõ ràng, chồng chéo khiến bộ máy hoạt động không hiệu quả, chậm chạp; các nguyên tắc làm việc và ứng xử trong doanh nghiệp không được thiết lập khiến môi trường làm việc không văn minh, kỷ luật; các quy định về sử dụng tài chính, tài sản không được minh bạch có thể khiến thất thoát thu chi trong doanh nghiệp; các chuẩn mực quan hệ với đối tác, khách hàng không được xác lập có thể khiến hình ảnh của doanh nghiệp khó xây dựng và giữ gìn, các quy định về lao động, tiền lương, giờ giấc, an toàn lao động, chế độ đãi ngộ không được xây dựng đầy đủ chính là nguyên nhân làm phát sinh rất nhiều tranh chấp lao động v.v... Đây là những vấn đề mà hằng ngày rất nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt. Thay vì để khi xảy ra vấn đề mới giải quyết thì việc đề ra hệ thống các quy chế chính là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất.

Quy chế vận hành từ chế độ trách nhiệm của cá nhân hay tập thể, cơ chế phối hợp, cách thức ra quyết định, các nguyên tắc sử dụng nguồn lực đến các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp. Nếu cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp là “phần cứng” thì quy chế nội bộ chính là “phần mềm” của của tổ chức đấy, được xác định nhằm đảm bảo bộ máy doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả theo đúng định hướng chiến lược. Chúng ta có thể điểm qua một số lợi ích khi sử dụng quy chế nội bộ riêng của công ty như sau:

Quy chế nội bộ giúp quản lý điều hành nội bộ công ty dễ dàng hơn, mọi cá nhân, tập thể, đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình thông qua các quy định được ghi ra trong quy chế nội bộ, từ đó đảm bảo việc thực thi cũng như hoạt động của cả một hệ thống trở nên trơn tru, không bị chồng chéo;
Quy chế công ty giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, điều hành công ty của ban lãnh đạo. Thay vì phải sâu sát, "chỉ tay năm ngón" thì việc ban hành quy chế nội bộ đến tận từng nhóm nhân viên, phòng ban cũng có sức mạnh tương đương với lời nói;
Quy chế nội bộ giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Những quy chế nội bộ về tài chính, thu chi, về lương thưởng cho lao động chính là vũ khí đắc lực để quản lý nguồn vốn cũng như chế độ tài chính kế toán, tránh lãng phí, thất thoát...Những quy chế dành cho nhân viên cũng là vũ khí để bảo vệ nguồn lực con người, đặt được đúng người vào đúng vị trí, đúng sở trường để phát huy thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên;
Quy chế nội bộ giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sử, hòa nhã, kỷ cương nhưng lại thoải mái vì nó trực tiếp đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp...; giúp cho hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên tầm cao mới;
Quy chế nội bộ cũng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Pháp luật không quy định nội dung cũng như hình thức của quy chế nội bộ, vì vậy mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế nội bộ mang màu sắc riêng của mình, miễn là vẫn phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

2. Các loại quy chế nội bộ thông dụng trong công ty

Quy chế quản trị nội bộ cho bộ máy lãnh đạo Công ty;
Quy chế quản trị nhân sự: quy định về tuyển dụng lao động, đào tạo nhân sự;
Quy chế quản lý tài chính;
Quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
Quy chế nâng lương, nâng bậc
Quy chế quản lý hợp đồng của Công ty;
Nội quy lao động, kỷ luật, khen thưởng của Công ty;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng;
Quy chế bảo vệ bí mật nội bộ.

3. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ của Công ty Luật An Nhiên

Việc xây dựng các quy chế nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không dễ dàng, bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật. Công ty Luật An Nhiên với những luật sư dày dặn kinh nghiệm, khách hàng của chúng tôi chủ yếu là doanh nghiệp nên việc hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong nội bộ công ty là điều đương nhiên. Vì thế công ty Luật An Nhiên tự tin sẽ giúp quý doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quy chế nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.

a. Quy trình tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp

Quy trình tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp của công ty Luật An Nhiên gồm các bước:

Bước 1: Nhận các tài liệu quy chế hiện có của doanh nghiệp cùng các hồ sơ liên quan.

Bước 2: Ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý và triển khai công việc.

Bước 3: Soạn thảo quy chế mới hoặc sửa đổi bổ sung các quy chế cũ chưa phù hợp.

Bước 4: Gửi các dự thảo quy chế nội bộ để lãnh đạo doanh nghiệp cho ý kiến.

Bước 5: Tiếp nhận ý kiến đóng góp của phía doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết có thể họp bàn với doanh nghiệp để thống nhất.

Bước 6: Hoàn thiện các quy chế để Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu doanh nghiệp ký quyết định ban hành.

b. Kết quả xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ công ty

Kết quả xây dựng, tư vấn, soạn thảo quy chế nội bộ công ty khách hàng nhận được là quy chế đạt được các yêu cầu sau:

Quy chế được xây dựng phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Quy chế quản lý nội bộ đảm bảo tính minh bạch, chính xác, rõ ràng, đầy đủ.
Quy chế phù hợp với của pháp luật có liên quan và hướng bộ máy doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật và trên cơ sở các quy định pháp luật không cấm.
Các quy chế được ban hành có thể thực hiện ngay mà không cần thêm bất cứ văn bản hướng dẫn hoặc giải thích chi tiết.

Quý khách muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ: Hotline: 0989.319.606 để được tư vấn miễn phí hoặc trực tiếp đến với chúng tôi Luật An Nhiên, địa chỉ: 77 Nguyễn Công Trứ, P. Phố Huế, Q. Hai Bà Trưng. Tp Hà Nội